Correlação de Itens

Quando uma nota de terceiro é escriturada, o item entra no SPED com um código do seu cadastro (o COD_ITEM do registro 0200), não com o código que o fornecedor usa. A correlação é esse vínculo: o produto do fornecedor, identificado por CNPJ, código e unidade comercial, ligado ao item correspondente do seu cadastro, com o fator de conversão quando a unidade muda.

A tela Correlação de Itens é o cadastro desses vínculos. Ele pertence ao estabelecimento (matriz e filial podem chamar o mesmo produto de códigos diferentes) e vale para todos os períodos dele.

Onde fica a Correlação de Itens?

Menu Empresas, abra a empresa e, no estabelecimento, clique em Correlação de Itens. O subtítulo da tela diz de qual estabelecimento é o cadastro que você está vendo, porque o cadastro é dele e não da empresa.

Quem já está escriturando não precisa passar por Empresas. Na tela Escriturar documentos, o botão Correlacionar itens abre a mesma tela numa janela, sem tirar você do lugar onde estava. Ele aparece em dois pontos, os dois do estabelecimento em que você já está: na faixa amarela das notas aguardando correlação, dentro da guia de entradas de terceiros, e no painel de correlação pendente que o recorte Todos os tipos mostra. Ao fechar a janela, a contagem de notas retidas é relida, então o que você acabou de declarar já sai da conta.

Quais itens estão travando a escrituração?

No topo da tela, o bloco Itens que travam a escrituração lista o que os períodos importados exigem e o cadastro ainda não cobre: uma linha por combinação de fornecedor, código dele e unidade comercial. São itens de notas de entrada de terceiros que ainda não foram escrituradas, e é por isso que eles nunca aparecem como sugestão.

A linha não propõe destino nenhum, e isso não é falha: nenhum pareamento chegou a esses itens, então não há nada a confirmar. O que ela pede é o código do seu item. A unidade fica em branco quando é a mesma do fornecedor; se você informar outra, a linha passa a pedir o fator de conversão, pela mesma regra das sugestões. Declarar grava a correlação e tira a linha da lista.

O bloco lê os períodos importados toda vez que a tela abre, então ele leva alguns segundos a mais que o resto e avisa enquanto está lendo. O número dele muda sozinho quando um período entra ou sai, porque ele não é um cadastro: é a diferença entre o que a importação exige e o que o cadastro declara.

Esse número não bate com o N nota(s) aguardando correlação da escrituração, e não deve bater: lá se contam notas, aqui se contam códigos distintos. Uma nota com cinco itens novos vira cinco linhas, e o mesmo código repetido em trinta notas vira uma só.

Estabelecimento sem período importado não tem demanda para mostrar, e a tela diz isso com estas palavras, em vez de dizer que não há nada a correlacionar.

De onde o SPEDito tirou as sugestões da fila?

O SPEDito compara os itens das suas notas com os itens lançados no SPED em todas as análises de divergências de produtos. Quando um item do fornecedor casa com o mesmo item do seu cadastro de forma limpa, nota após nota, esse vínculo vira uma sugestão, com a evidência ao lado: em quantas notas foi observado.

Nada é gravado sem você. A sugestão só vira correlação quando você confirma, na linha ou pelo botão Confirmar todas. Sugestão cuja unidade de inventário difere da unidade comercial pede o fator de conversão antes de confirmar, porque o fator alimenta o registro 0220 do SPED e não pode ser chutado.

O mesmo produto casou com itens diferentes: qual vale?

Se o mesmo produto do fornecedor casou com itens diferentes em notas diferentes, o SPEDito não escolhe por você. O bloco de conflitos mostra os destinos observados, cada um com a contagem de notas, e você decide qual vale clicando em Escolher. Depois de decidido, o conflito sai da fila e o vínculo passa a valer como qualquer correlação declarada.

Como ver o trabalho separado por fornecedor?

O botão Por fornecedor, no canto da barra de ações, troca a lista única por um cartão para cada fornecedor, com quantas correlações você já declarou, quantas estão sugeridas e quantos conflitos esperam decisão. É a mesma tela, agrupada: nada some, e dá para ver de quem é o trabalho parado antes de entrar nele.

Abrir um cartão entra nas sugestões, conflitos e cadastro daquele fornecedor, e o link no topo volta para a lista. O campo de busca acha o fornecedor pelo nome ou pelo CNPJ.

O nome do fornecedor aparece quando o SPEDito o conhece, e ele vem de dois lugares: a coluna RAZAO_FORNECEDOR da planilha e o registro 0150 dos períodos já analisados. Enquanto nenhum dos dois passou por ali, o fornecedor aparece pelo CNPJ, que é o que identifica de verdade.

Onde vejo tudo o que já foi correlacionado?

A tabela de baixo é a fonte da verdade: tudo o que você declarou, seja confirmando sugestões, resolvendo conflitos ou importando planilha. Cada linha mostra o fornecedor, o código dele, a unidade, o seu item e o fator. Dá para buscar por código ou descrição e remover uma linha.

As correlações declaradas também ensinam o pareamento: nas próximas análises, o item do fornecedor que você já correlacionou casa direto com o item declarado, sem depender de pontuação.

Como correlacionar em lote, pela planilha?

Para trabalhar em lote, gere a planilha com os produtos de fornecedor das entradas dos períodos importados. Existem dois formatos, escolhidos na hora de gerar:

• Em branco: as colunas do seu item saem vazias para preencher. O que já foi declarado vem preenchido.
• Com o código do fornecedor: as linhas ainda sem correlação saem preenchidas com um código composto (CNPJ - código do fornecedor). É a escolha de quem decide escriturar o item de terceiro com um código derivado do fornecedor, e ela só acontece porque você pediu neste formato: o SPEDito nunca usa o código do fornecedor por conta própria.

Ao importar a planilha preenchida, o SPEDito mescla com o cadastro: o que só existe no cadastro sobrevive, a linha da planilha vale como a declaração mais recente, e linha repetida com destinos diferentes não grava nada, é apontada para você corrigir e importar de novo.

Exportar gera a planilha do cadastro atual, no mesmo formato de nove colunas, para conferência ou para levar a outro sistema.

Por que aquele item não virou sugestão?

O motivo mais comum é o mais importante: a nota não está no seu SPED. O pareamento compara o XML com o que a escrituração já tem, item a item. Nota que ainda não foi escriturada não tem item lançado do lado do SPED, então não existe par para comparar, e ela nunca vira sugestão, por mais vezes que você reanalise. E é justamente essa a nota que trava a escrituração.

Essas notas não ficam invisíveis: elas aparecem na Correlação de Itens no bloco Itens que travam a escrituração, no topo da tela, onde você informa o código do seu item direto na linha. É o mesmo trabalho que a planilha faz, sem sair do app.

Depois desse, os outros motivos são do pareamento em si. Ele roda dentro de cada nota, e só o par sem dúvida nenhuma vira observação. Pares empatados ou com o código de barras discordante ficam de fora e aparecem como divergência na análise, nunca como sugestão aqui. Reanalisar o mesmo período não infla a contagem: cada nota conta uma vez.